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桌面办公文档安全解决方案

日期:2018-05-25点击率:659

第一章:为什么需要保护桌面文档

1.1文档与行政办公相辅相成
对于每个行政单位的公务人员而言,每天至少有50%的时间与各种材料、报告、规划文档打交道。这些文档资料是日常行政办公至关重要的数据和信息之一,容不得半点差错。虽然上下级的行文都通过OA等系统进行了管理和保存,但是我们还有大量正在进行的材料、素材、尚未正式成文的报告,这些文档占比更高,甚至超过90%,与已经成文流转在OA的制度、报告相比,而这90%与我们每个公务人员日常的工作息息相关。

每个人其实都会有自己的私人文档资料库:

√ 很多人都会习惯收集一些与自己本职岗位相关的资料,与本岗位相关的报告、专业相关的资料;

√ 有一些个人写的不成文的资料,或者很多的历史版本;

√ 正在做的,还没正式提交的报告资料和方案;

这些资料随时可能存在风险,影响公务人员的工作:

√ 不小心误删除了;

√ OFFICE崩溃了,文档损坏了;

√ 好不容易修改好,领导说上个版本更好,找不回来历史版本;

√ 机器坏了,优盘感染病毒了;

很多人都喜欢用优盘来给自己的重要文件做个备份,但是优盘感染病毒的故事经常发生,而且优盘丢失的情况也是有发生,更重要的是,IT管理员也不胜其烦,因为病毒经常骚扰整个办公网络,所以很多单位都考虑如何取消优盘的使用。

另外,在科室内部,大家也经常需要共享,而通过邮件、QQ、内部IM等工具,文件修改一次传输一次,对方修改后又传输回来继续修改,文档反复修改反复传输,造成一份协作文档多个版本,文档协作非常不方便。

因此,我们需要达成以下目标:

● 实现公务员的文档安全保护,保护以文档为载体的信息化资产,避免误删除、误修改、感染病毒、优盘丢失导致耽误工作,也需要考虑避免优盘当做共享介质,减少病毒隐患和风险。
● 推进科室内的办公资料共享,同一科室,同一岗位的专业资料、参考资料可以共享,提升共享协作效率。
综上,行政机关有必要减少一个公务员的办公文档保护和共享平台,实现安全的公务员桌面文档保护和备份,并且能使得集中存储的文档得到高效流转,能随时随地访问,简易的操作和使用,高效的科室内文档分享与协作。

 

 

第二章:解决方案:安全云盘为文档办公保驾护航

易享云是爱数针对解决以上问题而研发的产品,它是专为中小用户打造的安全云盘,它可以帮助用户方便的搭建一个统一的安全文档备份和分享平台。

2.1安全的文档存储和备份
● 2.1.1文档数据自动同步实时保护

     可以实现文件的实时备份保护,任何在同步目录下的文件修改即可实时同步备份,可以随时查看历史版本,不小心误删除后,可以通过云端回收站找回。

√. 历史版本:PC客户端操作的文件,系统全程记录文件的修改历史,用户可通过历史版本,找回所修改的文件内容。

√.云端回收站,支持误删除文件的回收,避免本地误操作,基于文档库的回收站分类,对于大规模企业文件而言,更加清晰。

 

2.2随时随地多终端访问
易享云可以支持PC客户端访问、网页访问、手机访问、Pad访问,并且文件的分类一致,无论在科室、在家、在出差路上,都能随时随地访问,轻轻松松就能分享。

 

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图2.1:多终端访问

● 2.3.1独一无二的触发下载与Windows体验

易享云采用触发下载机制,你看到了所有你有权限看的文件列表,但是文件是在云端,只有当你点击文档打开时才下载,这个创新是独一无二的,可以实现在Windows资源管理器下面的操作与自动同步备份。易享云看到全部,使用少数,实时同步上传,按需触发下载,常用工作资料,批量下载。

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图2.2 自动同步与Windows体验
标 1代表文档已经同步至本地; 2代表正在同步,3 代表在云端未同步至本地
2.3.2全文检索,快速找到想要的参考资料

      面对海量文档中心,全文检索是使用文档的基础,组织所有文档集中存储后,我们常常需要从海量数据中快速找到自己需要的文档,易享云全文检索是在服务器端搜索,能根据搜索词,将标题或内容有搜索词的基于自身权限范围内的文档全部可搜索到,搜索到即可打开查看。

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2.3.3快速定位

有的时候,你知道有这样的文件,但是你却不记得他的位置,只记得模糊的文件名字。通过文件名关键词就可以快速定位易享云里面任何有访问的文档了。

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第三章:方案设计

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3.1方案架构设计

根据用户的整体数据大小及用户规模,推荐构建基于安全文档共享协作解决方案,可以随时随地访问,实现文档的分享与协作。拓扑图如下:

1.易享云:负责实现智能存储中心的安全存储、文档共享与协作、数据保护。

2.访问方式:易享云支持PC客户端访问、网页访问、移动客户端多种访问方式灵活访问,只需在PC、手机、Pad下载易享云客户端,即可访问,并且支持网页访问形式,无需下载客户端即可快速访问。

3.系统规划:根据企业组织架构梳理用户体系及文档组织分类,可灵活配置权限体系以及存储空间,优化文档共享协作效率。